典型的数据库应以这一格式记录每件艺术品：作者/艺术品名称/年份/媒质/尺寸/存放地点/照片。

十四运贵金属可以增添关于艺术品的细节信息：例如是否是单件或一版中的一件/描述/备注与展览须知/有无画框、画框的细节/文学背景/状态报告/图表。

经济方面的信息：从何处买入/购买时间/价格/购买时汇率(如果有关)/出口条款/税金/保险价值/每两年的估价。

借出信息：过去和将来的借出记录/借出到何处展览/借出的历史/借出合同。

运输：运输历史/包装和转运要求。

电子版、短期记录，以概念为基础的艺术品购入时会有真品证明。对于这些没有签名的艺术品，这一证明非常重要。这一证明是独 一无二的，应该保存在安全的地方，因为它基本上就是艺术品自己的替代品。

数据库中的照片不仅要包括艺术品自身，也要包括外框、艺术品背面和其他有价值的部分。辨认外框和背面上的标记是源于外框制作者、博物馆还是商业画廊，并将其记录在册。

对艺术品展览的要求和指示应该事无巨细地写进档案里；十四运贵金属同时要注明在光线下展览的历史，特别是对于对光敏感的作品。